Gestionar unas instalaciones implica mucho más de lo que ocurre dentro de la actividad principal de una empresa.
Limpieza, mantenimiento, jardinería, conserjería, pequeñas incidencias, sustituciones, coordinación de equipos… Son servicios necesarios para que el día a día funcione correctamente, pero que también pueden acabar generando una importante carga de gestión cuando dependen de numerosos proveedores.
Precisamente ahí entran en juego los Facility Services.
¿Qué son los Facility Services?
Los Facility Services engloban aquellos servicios necesarios para mantener unas instalaciones operativas, cuidadas y preparadas para su actividad diaria.
Dependiendo de cada organización, pueden incluir servicios como:
- Limpieza profesional.
- Mantenimiento de instalaciones.
- Jardinería y cuidado de zonas exteriores.
- Conserjería.
- Control y atención de determinados espacios comunes.
- Gestión de incidencias relacionadas con las instalaciones.
Su objetivo no es simplemente ejecutar diferentes tareas. Un modelo de Facility Services busca que estos servicios puedan coordinarse de manera más eficiente y adaptarse a las necesidades reales de cada espacio.
Y esas necesidades pueden ser muy diferentes en una oficina, un hotel, una comunidad de propietarios, un centro educativo o un centro comercial.
¿Facility Services y Facility Management son lo mismo?
Aunque ambos conceptos están relacionados, no significan exactamente lo mismo.
El Facility Management hace referencia a la gestión global y estratégica de los espacios, recursos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización.
Los Facility Services, en cambio, son los servicios operativos que permiten llevar esa estrategia al día a día: limpieza, mantenimiento, jardinería, conserjería y otras tareas relacionadas con las instalaciones.
En la práctica, contar con un proveedor capaz de integrar varios de estos servicios permite simplificar considerablemente su gestión.
¿Qué ventajas tiene centralizar diferentes servicios?
Trabajar con numerosos proveedores puede funcionar, pero también multiplica los interlocutores, contratos, incidencias y procesos que una empresa debe gestionar. Centralizar distintos servicios puede aportar varias ventajas.
Menos interlocutores
Ante una incidencia, una sustitución o una modificación del servicio, contar con una estructura coordinada facilita la comunicación. En lugar de gestionar cada necesidad por separado, existe un responsable capaz de tener una visión más completa de las instalaciones.
Mayor coordinación entre servicios
Limpieza, mantenimiento o jardinería no siempre funcionan de manera independiente. Una incidencia detectada durante un servicio puede afectar a otro área, además una correcta coordinación permite identificar necesidades y actuar con mayor rapidez.
Servicios adaptados a la actividad real
No todas las instalaciones necesitan la misma frecuencia de limpieza, los mismos horarios o el mismo nivel de mantenimiento.
La planificación debe responder a factores como:
- Número de usuarios.
- Horarios de actividad.
- Superficie.
- Zonas de mayor tránsito.
- Estacionalidad.
- Características específicas de cada instalación.
Por eso, un servicio integral no debería partir de un paquete cerrado, sino de un análisis previo de las necesidades del cliente.
Mayor facilidad para gestionar sustituciones e incidencias
Vacaciones, bajas laborales o aumentos puntuales de actividad forman parte del día a día de cualquier servicio. Disponer de una estructura capaz de organizar equipos y cubrir estas situaciones ayuda a mantener la continuidad del servicio sin trasladar el problema al cliente.
Varios proveedores o un proveedor integral: ¿qué opción elegir?
No existe una respuesta válida para todas las empresas. Sin embargo, cuando aumenta el tamaño de las instalaciones o el número de servicios contratados, la coordinación empieza a tener un peso cada vez mayor.
| Varios proveedores | Proveedor integral |
|---|---|
| Diferentes interlocutores | Coordinación centralizada |
| Contratos independientes | Gestión más simplificada |
| Cada servicio funciona por separado | Visión conjunta de las instalaciones |
| Mayor carga interna de coordinación | Menor dedicación del equipo del cliente |
| Incidencias gestionadas individualmente | Seguimiento coordinado |
¿Cómo saber si necesitas centralizar tus servicios?
Hay algunas señales que pueden indicar que ha llegado el momento de revisar el modelo actual:
- Gestionas demasiados proveedores.
- Las incidencias pasan continuamente de un interlocutor a otro.
- Las vacaciones o bajas generan problemas de cobertura.
- Los distintos servicios apenas están coordinados entre sí.
- Tu equipo interno dedica demasiado tiempo a supervisar tareas externas.
- Las necesidades de tus instalaciones han cambiado, pero los servicios contratados siguen siendo los mismos.
En esos casos, integrar servicios no significa necesariamente contratar más. Muchas veces consiste simplemente en organizar mejor los recursos que ya necesita la instalación.
¿Quieres revisar cómo se están gestionando actualmente tus instalaciones?
En Genser Facility Services podemos estudiar tus necesidades y diseñar una propuesta adaptada a tu empresa.
Cuéntanos qué servicios necesitas gestionar y te ayudaremos a encontrar una solución a medida.
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